Como eu uso IA para classificar, categorizar e registrar dados no Notion

Um tutorial prático com ChatGPT e uma skill para transformar textos em registros organizados > sem preencher cada coluna manualmente.

Uma parte do meu trabalho envolve assessoria parlamentar. Quando finalizo um roteiro ou um texto para publicação, preciso guardar esse material de um jeito que permita encontrá-lo depois, consultar o histórico e relacionar assuntos.

Eu faço isso no Notion, em uma base com aparência de planilha. Além do texto, registro informações como assunto, formato, categoria, objetivo, data e pessoas citadas.

O trabalho parece pequeno: ler um texto e preencher algumas colunas. Mas, quando isso se repete todos os dias ou chega em um lote de publicações, a tarefa começa a consumir um tempo considerável.

Foi para resolver essa etapa que passei a usar o ChatGPT com uma skill: um conjunto de instruções que orienta a IA a analisar o conteúdo, classificá-lo e criar o registro no Notion.

Neste artigo, vou mostrar como organizei esse fluxo e deixar um modelo que você pode adaptar ao seu trabalho. Os nomes, endereços e identificadores do caso real foram substituídos por referências genéricas.

O que essa automação faz

O fluxo é simples:

Texto finalizado → leitura pela IA → extração e classificação → cadastro no Notion → conferência.

Eu envio o conteúdo e peço algo como:

Registre este texto no Notion usando a skill de cadastro de conteúdos.

A IA consulta as instruções, confere a estrutura da base e preenche os campos para os quais existe informação suficiente.

É importante distinguir duas operações. Extrair significa recuperar uma informação presente no texto, como uma data ou um local. Classificar significa escolher uma opção adequada entre categorias definidas, como “Educação” ou “Informativo”. As duas precisam de regras para que a IA não complete lacunas por conta própria.

A proposta é automatizar o preenchimento mantendo o conteúdo original e tornando o resultado verificável. Escrever ou revisar o texto é outra tarefa, que eu posso pedir separadamente.

1. Comece pela estrutura da base

Antes de escrever a skill, defina o que você precisa consultar no futuro. Cada coluna deve ter uma função clara.

Uma estrutura inicial pode ser:

No Notion, você pode usar título para “Título”, texto para os campos descritivos, data para “Data” e seleções para as classificações. Campos que aceitam mais de uma opção, como “Categoria”, podem usar seleção múltipla.

A tabela é uma sugestão. No meu fluxo, a regra é consultar a estrutura que realmente existe antes de gravar. A IA não deve criar colunas ou novas opções só para conseguir encaixar uma informação.

2. Conecte o ChatGPT ao Notion

A skill descreve o procedimento. A conexão com o Notion permite executá-lo.

No ambiente do ChatGPT em que você fará o cadastro, disponibilize a integração com o Notion, autentique a conta correta e conceda o acesso necessário à base de destino. Os nomes das opções podem variar conforme o ambiente e a configuração da conta.

Se você ainda não fez essa configuração, assista ao tutorial em vídeo sobre como conectar o Notion ao ChatGPT antes de continuar.

Antes do primeiro cadastro, faça um teste de leitura:

Localize a base Conteúdos na conta conectada e liste suas propriedades e opções de classificação. Não crie nem altere registros.

Esse teste ajuda a confirmar o destino e a leitura da estrutura. Ele ainda não comprova que a gravação funcionará; isso será verificado no primeiro cadastro autorizado.

Se você usa mais de uma conta ou várias bases com o mesmo nome, informe a conta e o link exato da base. Um nome genérico como “Conteúdos” pode não ser suficiente para identificar o destino.

3. Transforme o procedimento em uma skill

Uma skill reúne instruções e, quando necessário, recursos de apoio para executar uma tarefa recorrente. Neste caso, o núcleo é escrito em linguagem natural: o que fazer, quando fazer, como preencher os campos e quais limites respeitar. Documentação sobre skills

Em vez de dizer apenas “organize isso no Notion”, eu descrevo decisões que normalmente tomaria durante o preenchimento:

• Quando considerar um conteúdo publicado.
• Quais categorias podem ser utilizadas.
• Como lidar com datas ausentes.
• O que preservar no texto.
• Como separar um lote em registros individuais.
• O que fazer se uma operação falhar.

Abaixo está uma versão anonimizada e adaptável da skill. Os campos entre colchetes devem ser configurados antes do uso.

# Cadastrar conteúdos no Notion | [CLIENTE OU PROJETO]

## Objetivo
Cadastrar novos conteúdos na base definida abaixo, individualmente ou em lote, extraindo informações e classificando cada item sem alterar o texto original.

## Disponibilidade das instruções
Usar as instruções completas desta skill disponibilizadas no ambiente de execução.
A cópia externa, quando existir, é mantida pelo responsável e não deve ser consultada como pré-requisito de cada cadastro.
Não exigir um link da documentação da skill no Notion.
Se a skill completa não estiver acessível, informar a limitação.

## Destino
- Conta ou workspace: [CONTA AUTORIZADA]
- Base: [NOME DA BASE]
- URL: [URL DA BASE]
- Identificador da base ou fonte de dados, quando exigido pela integração: [IDENTIFICADOR]

Confirmar o destino e consultar sua estrutura atual antes de gravar.
Não executar enquanto houver placeholders ou ambiguidade no destino.
Usar somente propriedades e opções que realmente existam.
Não modificar a estrutura para acomodar o cadastro.

## Quando usar
Quando o usuário pedir para cadastrar, registrar, adicionar, inserir, importar ou salvar conteúdos nesta base.
A intenção clara é suficiente; não é obrigatório mencionar o nome da skill.

## Quando não usar
Pedidos apenas de criação, revisão ou análise não autorizam cadastro.
Esta skill não publica em redes sociais e não autoriza editar, excluir, arquivar ou mesclar registros existentes.

## Regras dos campos
Os nomes abaixo devem ser ajustados à estrutura real antes do uso.

Título:
Criar título curto e descritivo. Preservar numeração fornecida pelo usuário.

Situação:
Usar Publicado quando o usuário informar que o material já foi publicado ou pertence a um histórico de publicações.
Usar Em produção para texto redigido destinado a uso futuro.
Usar Ideia para anotações sem texto final.
Não inferir aprovação nem arquivamento.

Formato:
Selecionar entre as opções existentes, como Feed, Stories, Reels, WhatsApp, Site, Imprensa ou Outro.
Usar o contexto fornecido. Não inferir vídeo sem evidência.
Sem informação suficiente, deixar vazio ou usar Outro quando essa opção existir e for adequada.

Categoria:
Selecionar os assuntos realmente presentes no conteúdo entre as opções existentes na base.
Permitir múltiplas categorias somente se o campo aceitar.
Não criar novas opções.

Tipo:
Escolher a função principal entre as opções existentes, como Informativo, Visita, Ação, Homenagem ou Prestação de contas.

Objetivo:
Selecionar opções existentes coerentes com o conteúdo, como Informar, Engajar, Orientar, Mobilizar ou Prestar contas.

Data:
Usar data confiável fornecida pelo usuário ou inequivocamente identificada no contexto do conteúdo.
Não confundir a data de um evento mencionado com a data de publicação.
Nunca inventar mês ou ano.
Para lotes com mês e ano informados, mas sem dia exato por item, usar o primeiro dia do mês como referência, conforme esta convenção de cadastro.
Nesse caso, registrar em Observação: “Data de referência do lote; dia exato da publicação não identificado.”
Sem data confiável ou referência mensal, deixar o campo vazio.
Não deduzir datas históricas de expressões como “hoje” ou “ontem”.

Tema:
Criar síntese curta com termos úteis para busca.

Local:
Preencher somente quando explicitamente informado ou inequivocamente identificável. Não inventar endereço.

Pessoas citadas:
Registrar pessoas e instituições relevantes mencionadas.
Não criar registros de contatos ou relações automaticamente.

Texto:
Preservar integralmente o conteúdo enviado, incluindo pontuação, nomes, números, emojis e hashtags.
Não corrigir nem reescrever por iniciativa própria.
Se o usuário pedir revisão e cadastro, revisar primeiro e registrar a versão revisada, informando esse tratamento.

Link:
Usar somente URL fornecida ou claramente disponível no material.

Anexos:
Adicionar somente arquivos fornecidos ou autorizados para aquele registro.

Observação:
Registrar ressalvas operacionais, como data de referência ou informação ausente. Não duplicar o texto original.

## Procedimento
1. Identificar e separar os conteúdos recebidos.
2. Confirmar a conta e a base de destino.
3. Consultar as propriedades e opções atuais da base.
4. Classificar cada conteúdo independentemente.
5. Preencher somente campos sustentados pelo material e pelo contexto.
6. Criar um novo registro para cada conteúdo autorizado.
7. Conferir os registros efetivamente criados.
8. Informar a quantidade, os links disponíveis e as pendências relevantes.

## Lotes e falhas
Preservar os identificadores fornecidos e manter consistência entre itens semelhantes.
Não aplicar a classificação do primeiro texto a todos os demais.
Não interromper itens seguros por causa de um campo opcional ausente em outro item.
Se houver ambiguidade que impeça um cadastro, separar esse item e explicar a pendência.
Se uma operação falhar ou tiver resultado incerto, verificar o que já foi criado antes de repetir. Não reenviar o lote inteiro às cegas.

## Limites
Criar somente os registros solicitados.
Não alterar registros existentes, propriedades, opções, visualizações, permissões ou outras bases.
Não criar relações automaticamente.
Se identificar possível duplicado, informar; não excluir, atualizar ou mesclar por iniciativa própria.
Não inventar informações para preencher lacunas.
Registrar mensagens individuais ou dados de cidadãos/clientes somente quando houver pedido explícito de inclusão; evitar dados pessoais desnecessários nos campos auxiliares.

## Conclusão
Confirmar o destino, a quantidade criada e a preservação dos textos antes de informar sucesso.
Se o resultado for parcial, identificar os itens concluídos e os pendentes com seus motivos.

Você não precisa adaptar essa skill manualmente. Peça à IA: “Ajuste esta skill à minha rotina e à estrutura da minha base. Primeiro consulte as propriedades disponíveis ou me peça essas informações. Preserve os limites de segurança e não altere a base durante a configuração.” Depois, confira o destino e as regras antes de usar.

A convenção de usar o primeiro dia do mês é uma escolha deste exemplo, não uma obrigação do Notion. Se ela não fizer sentido para sua rotina, peça à IA para substituí-la por outra regra, como deixar a data vazia e registrar apenas o período em uma observação.

4. Disponibilize a skill onde você vai trabalhar

Aqui apareceu um detalhe importante na minha experiência: criar a skill no ambiente local do aplicativo para Mac não a tornou automaticamente disponível no ChatGPT web. Depois que a disponibilizei no navegador, consegui executar o cadastro por lá.

A documentação diferencia skills instaladas no computador, skills do workspace do ChatGPT e skills distribuídas por plugins. Esses caminhos têm controles e ciclos de manutenção separados. Por isso, confira a disponibilidade no ambiente em que você realmente vai executar a tarefa. Documentação sobre distribuição de skills

Você pode manter uma fonte principal das instruções e instalar a mesma versão nos ambientes necessários. Se preferir disponibilizar o procedimento como arquivo nas fontes de um Projeto, deixe explícito nas instruções qual arquivo deve ser consultado. Isso fornece o procedimento como referência, sem depender de sua descoberta como skill instalada.

O cuidado é não exigir que a IA busque a documentação em um lugar onde ela não existe. Neste fluxo, o Notion é o destino dos dados; a skill já deve estar acessível ao assistente.

5. Faça o primeiro cadastro com um conteúdo real

Comece com um texto simples que você realmente queira arquivar. Informe os dados que não podem ser deduzidos com segurança, como a data de publicação e o formato.

Por exemplo:

Use a skill de cadastro para registrar o conteúdo abaixo. Ele foi publicado no Feed em 7 de outubro de 2026. Preserve o texto exatamente como enviado.

“Compartilho as informações sobre a oficina gratuita de elaboração de currículos no Centro Comunitário. As inscrições estão abertas para quem deseja se preparar melhor para novas oportunidades de trabalho.”

Esse é um exemplo fictício. Em uma base que contenha as opções correspondentes, o registro poderia receber:

Repare que a data e o formato vieram do pedido. A IA não precisou adivinhar essas informações.

Depois, abra o registro e confira: o texto está completo? As categorias fazem sentido? A data corresponde à publicação? Algum campo foi preenchido sem evidência? O cadastro foi feito na conta correta?

No vídeo, mostro esse fluxo acontecendo e o registro aparecendo na base. O tempo pode variar conforme o tamanho do material, a conexão e a quantidade de operações. O resultado que importa é um cadastro correto e conferido.

6. Passe para lotes

Quando o fluxo individual estiver funcionando, envie vários textos com separação clara:

Cadastre os conteúdos abaixo. Eles fazem parte do histórico de publicações de outubro de 2026. Cada item numerado deve gerar um registro. Preserve os textos e siga a regra de datas da skill quando o dia exato não estiver informado.

#1 — [primeiro texto]

#2 — [segundo texto]

#3 — [terceiro texto]

A IA deve analisar cada item e manter as classificações consistentes. Ao concluir, confira se a quantidade criada corresponde à quantidade enviada e se as datas de referência foram identificadas como tal.

Se houver falha no meio do processo, peça que ela verifique os registros já criados antes de continuar. Reenviar tudo sem essa conferência pode gerar duplicatas.

O que pode dar errado

Posso usar com outras ferramentas?

Sim. O procedimento pode ser adaptado para outras IAs e outros destinos, como Excel, Google Sheets, um CRM ou uma aplicação própria.

O que muda é a integração: como consultar os campos, localizar o destino, criar registros e confirmar a gravação. Uma ferramenta que só lê uma planilha, por exemplo, não conseguirá cadastrar dados apenas porque recebeu uma skill.

As regras centrais podem permanecer: preservar o texto, utilizar categorias existentes, não inventar informações e verificar o resultado. Essa separação entre procedimento e conexão ajuda a reaproveitar a solução.

Uma pequena automação que cabe na rotina

O ganho, para mim, está em transformar uma tarefa repetitiva em um procedimento claro: eu finalizo o conteúdo, solicito o cadastro e confiro o resultado, sem preencher cada coluna manualmente.

Esse tipo de aplicação pode começar pequeno. Escolha uma tarefa que você repete, descreva como toma as decisões e teste com um caso real. Depois, ajuste as instruções com base no que funcionou e no que precisou de correção.

Aprender a orientar a IA dessa forma é uma habilidade útil muito além da produção de conteúdo. Na rotina administrativa, muitas oportunidades começam exatamente aí: em uma tarefa simples que se repete mais vezes do que deveria.

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